Ich bin seit meinem dritten Lebensjahr Kaufmann vorzüglicher Güte und ich habe einen Tip für die Verwaltung persönlicher Unterlagen.

Dazu zählen Kontoauszüge, Amtssachen, Kaufverträge und Kassenbons, Mietvertrag und Mietengelegenheiten, Lohnabrechnungen und alles andere.

Zunächst kauft man sich mindestens einen Aktenordner A4. Da gibt es grosse und kleine Ausführungen. Der erste Ordner, den man sich kauft kann ruhig ein grosser Aktenordner sein.

Dann braucht man sogenannte Reiter. Die gibt es auch dort, wo es Aktenordner gibt (z.B. im normalen Kaufhaus). Außerdem wird ein Locher gebraucht und ein sogenannter Klammeraffe.

Für jede Sparte in der Akte nimmt man sich einen Reiter, den man sich entsprechend beschriftet. Sortiert werden die Reiter so, dass die Beschriftungen von oben nach unten alle sichtbar sind.

Das allererste in der Akte sollten Mietvertrag und Arbeitsvertrag sein. Das sind die wichtigsten. Danach, weiter oben, werden die anderen Reiter eingeheftet (für jede Rubrik ein Reiter) und die ganzen Unterlagen so einsortiert, dass die neuesten Papiere jeweils oben liegen.

Kopien

Ich gehe bei der weiteren Verwaltung so vor: ich sammle etwa ein Jahr lang alle Schreiben in einer Schublade. So sind die Unterlagen schon mal zeitlich sortiert. Wenn ich etwas in meinen Akten suche und auch im Stapel nicht sofort auffinde oder nach etwa einem Jahr, wenn die Schublade voll ist, sortiere ich den ganzen Haufen an Papieren aus der Schublade ein in den Aktenordner.

Z.B. bei Amtsschreiben (auch sonstigem Schriftverkehr) ist es wichtig, dass man sich von allen Angelegenheiten, die man dem Amt schreibt, eine Kopie anlegt und diese mit auf den Stapel tut. Auch sollte man von allen ausgefüllten Formularen eine Kopie anfertigen für die Akte. Dann weiß man immer, was für Angaben man früher schon mal gemacht hat. Das stärkt die Glaubwürdigkeit


Wenn man alles so macht wie beschrieben, sollte man immer mit einem Griff alle nötigen Unterlagen parat haben. Das ist eine ungemeine Bereicherung im Leben und es fällt einem dann auch leicht, auch das Geld zu erhalten, das einem zusteht.

Für den Schriftverkehr benötigt man des weiteren Briefumschläge und grosse Briefumschläge in A4 z.B. für Formulare, oder wenn man Kopien seiner Unterlagen ans Amt schickt. Denn werden diese nicht gefaltet, sieht alles schön ordentlich aus und man macht einen besseren Eindruck. Das ist in manchen Situationen sehr wichtig. Außerdem benötigt man Briefmarken. Nicht zu viele kaufen, denn die nächste Portoerhöhung dauert wahrscheinlich nicht lange. Nicht benötige Briefmarken kann man, soweit ich weiss, bei der Post umtauschen. Wer es ganz sorgfältig machen will, hat auch einen Stempel mit seiner Adresse (gibt es z.B. bei eBay) und ein Stempelkissen mit Stempeltusche zum Nachfüllen der Farbe.

Seitdem ich nach diesen Vorgaben vor gehe, macht mir Schriftverkehr Spass. Denn man tut ja auch etwas für einen geregelten Lebenswandel.